Transparantie en focus in het uitdagende portfolio van PGGM Pensioenbeheer

 

Samenvatting

PGGM werkt aan het verbeteren van de strategie-executie met een multidisciplinair veranderteam, om de transparantie te verhogen en besluitvorming aan te scherpen, zodat de organisatie steeds meer waarde toevoegt. Prowareness Xeleron ondersteunde PGGM Pensioenbeheer in 2023 gedurende 6 maanden bij het verbeteren van de strategie executie.

 

Over PGGM

PGGM pensioenbeheer verzorgt de administratie van en communicatie over pensioenen van verschillende fondsen, zoals Zorg & Welzijn (PFZW), BPF Schilders, Stichting Pensioenfonds voor Personeelsdiensten (StiPP) en vanaf 1 juli ook voor Metaal & Techniek (PMT) en BpfK (Koopvaardij). Daarmee beheert PGGM vanaf 1 juli in totaal 5,5 miljoen pensioenen.

Daarnaast levert PGGM andere diensten, zoals het vermogensbeheer voor Zorg & Welzijn (voor PFZW).

Met APG behoort PGGM tot de twee grootste pensioenuitvoeringsorganisaties van Nederland.

 

De uitdaging en aanpak

De strategie van PGGM is samen met de fondsen opgesteld. Belangrijke pijlers in de strategie zijn excellente en persoonlijke klantbediening tegen passende kosten, de transitie naar de nieuwe pensioenregeling en de komst van het fonds PMT naar de PGGM systemen en daarna de integratie van MN in PGGM. Door deze ambitieuze doelstellingen, complexiteit en ook deadlines is maximale waardecreatie cruciaal.

PGGM pensioenbeheer heeft ongeveer 25 multidisciplinaire agile teams die inhoudelijk worden aangestuurd door een Product Owner. De teams hebben een DevOps verantwoordelijkheid en zijn vooral georganiseerd naar applicaties. De applicaties zijn de enabler voor de klantreizen, waarlangs PGGM Pensioenbeheer georganiseerd is.

Vanuit Pensioenbeheer is onder aansturing van één van de directeuren het Strategie Executie Team opgericht. Hierin zijn naast portfoliomanagement, informatiemanagement en strategie, ook verschillende rollen in de organisatie zoals product owner, agile enabler en delivery management vertegenwoordigd. Prowareness Xeleron is gevraagd dit team te versterken vanwege haar ervaring met Agile Portfolio Management en bracht externe expertise naar de organisatie. Op basis van doelen per kwartaal, een kanbanbord en een wekelijks sprintritme heeft het strategie-executie team de veranderingen geïntroduceerd.

Van strategie naar realisatie in 5 stappen
Het Strategie Executie Team ontwerpt een werkwijze waar in 5 stappen de logica van strategie tot aan realisatie wordt samengevat.

1. Van strategie naar thema: Op basis van de strategie en afspraken met de pensioenfondsen zijn vier strategische thema’s geformuleerd om richting te geven aan de lange termijn ontwikkelingen en verbeteringen. Dit zijn transitie naar de nieuwe pensioenregeling, Multiclient bediening pensioenbeheer, Toekomstvaste, duurzame en veilige IT en Excellente en persoonlijke klantbediening.
2. Van thema naar OKR’s: Per thema zijn objectives en keyresults (OKR’s) geformuleerd voor 2030 en voor 2026. Het gebruik hiervan zorgt dat de change gericht is op het bijdragen aan waardevolle doelen. Zowel intern als extern kan op deze manier de voortgang op de realisatie van de strategie worden gedeeld.
3. Van OKRs naar initiatieven: De OKR’s zijn de basis voor de (strategische) initatieven op het portfolio (en in AzureDevOps). Initatieven zijn onderwerpen die van strategisch belang zijn, vaak meerdere teams bij nodig zijn en een relatief lange doorlooptijd kennen. De initiatieven worden in de analysefase middels de lean business case methodiek opgesplitst in kleinere eenheden werk die waarde opleveren: epics. Middels roadmaps worden deze eenheden werk over teams en in tijd verdeeld.
4. Van initiatieven naar planning: De OKR’s voor het komend kwartaal worden vastgesteld en op basis daarvan wordt het werk geprioriteerd. Teams plannen welke epics worden opgepakt en specificeren dit in features en stories. De kwartaalplanningsmeeting is een belangrijk event om de plannen te finaliseren en afhankelijkheden af te stemmen. Alle initiatieven, epics en userstories worden op een gestandaardiseerde wijze in Azure DevOps geplaatst. De datakwaliteit hiervan is van essentieel om ook op basis van data de gerealiseerde en te realiseren waarde te besturen. De koppeling van strategie tot userstory maakt dat alle teamleden steeds beter weten hoe ook zij een bijdrage leveren aan de strategie. Ook kijken we in Azure Devops zowel op de korte termijn (sprint en kwartaal) als middellange termijn (6Q) vooruit.
5. Van planning naar realisatie: Teams realiseren de change in IT- en businessprocessen en voegen waarde toe en realiseren delen van de strategie. Dit laten we zien middels reviews en één keer per kwartaal een big demo

 

 

 

Transformatie

Met het traject strategie-executie zijn verdere stappen gezet in de professionalisering van portfoliomanagement. Dat is een complexe operatie: change raakt aan veel rollen en is cruciaal in het realiseren van de strategie. Het vraagt binnen de gehele organisatie om sturen op waarde, het aanbrengen van transparantie, het maken van keuzes, MVP-denken en kortcyclisch plannen bijstellen op basis van nieuwe inzichten of realisatie.

Belangrijke succesfactoren zijn transparantie en eigenaarschap. De transparantie wordt mede gecreëerd door breed gebruik van de juiste tooling: in Azure DevOps is één versie van de waarheid te vinden, van initiatief tot en Product Backlog Increment. Deze transparantie dwingt om een eigenaar per item te benoemen. Op de kwartaalplanningsmeeting hebben we hier extra aandacht voor gehad door collega’s letterlijk eigenaarschap te laten ‘pakken’ door stickers met initiatieven en epics op hun kleding te plakken. Iedere collega die betrokken is in het strategie-executie proces kan door de transparante weergave zien hoe wordt bijgedragen aan de strategie en hierdoor mede-eigenaarschap nemen op het realiseren van de strategie.

De kwartaalplanningsmeeting is ieder kwartaal verder doorontwikkeld, op basis van feedback van de deelnemers. In het event worden door het management gemaakte keuzes op prioriteit van OKR’s en initiatieven toegelicht. De focus en geprioriteerde backlog faciliteren meer ‘pull’; de teams trekken werk (Epics, Features) naar zich toe. Daarnaast stimuleerden we de teams om actiever hun knelpunten, risico’s en afhankelijkheden voor het komende kwartaal transparant te maken, zodat die opgelost kunnen worden. Op deze manier draagt het event meer dan ooit bij aan een voorspelbaar kwartaal.

 

Veranderaanpak

Prowareness Xeleron heeft het multidisciplinaire Strategie Executie Team 6 maanden ondersteund met expertise op theorie en markttoepassing. Dit heeft het veranderteam een vliegende start gegeven om zonder externe ondersteuning verder om de verandering verder door te voeren en te borgen in de organisatie. Ook zijn er aanvullende ambities om bijvoorbeeld het portfolio meer waarde en datagedreven te sturen.

 

Meer weten?

We gebruikten in dit verandertraject onder anderen onze inzichten en ervaring op het gebied van agile transformeren, kanban en agile portfolio management.

• Boek Agile Portfolio Management – Henny Portman, Rini van Solingen
• Lunchsessies Portfolio Management – Prowareness Xeleron
• Scaled Agile Framework