Webfleet

Van handmatige rapportages naar strategisch portfolio-overzicht over waardestromen

Over Webfleet

Webfleet is een toonaangevende fleet management-oplossing die organisaties helpt hun wagenpark efficiënter, veiliger en duurzamer te beheren met data, telematica en digitale stuurinformatie. Het platform ondersteunt organisaties onder meer bij voertuigtracking, kostenbeheersing, verkeersveiligheid, compliance en operationele efficiëntie. Webfleet is onderdeel van Bridgestone.

De uitdaging

Webfleet had de afgelopen jaren flink geïnvesteerd in het professionaliseren van het portfoliomanagementproces. Ook had de organisatie belangrijke stappen gezet in agile werken, met meer focus op waardestromen, strategische initiatieven en kortcyclisch sturen op voortgang en resultaat.

Die ontwikkeling bracht een nieuwe behoefte met zich mee: beter strategisch inzicht over waardestromen heen. Voor Engineering teams en operationele executie gebruikte men o.a. Jira, maar voor strategische portfoliosturing vroegen rapportages veel handmatige voorbereiding (o.a. veel ad hoc & Powerpoint gebaseerd), overzicht verkrijgen kostte tijd en de verbinding tussen strategie, portfolio en executie was niet eenvoudig zichtbaar.

De vraag was daarom niet óf er portfoliomanagement nodig was, maar hoe Webfleet de volgende stap kon zetten: van operationele data en handmatige rapportages naar een schaalbare stuurcyclus met eenduidige portfolio-informatie.

De aanpak

Xeleron koos samen met Webfleet voor een gefaseerde aanpak. In plaats van direct alle waardestromen tegelijk in te richten, werd eerst één waardestroom volledig uitgewerkt in Xeleron Cockpit.

In deze eerste waardestroom werden het portfoliomanagementproces, de benodigde stuurinformatie en de inrichting van Xeleron Cockpit concreet gemaakt. Denk aan de structuur van portfolio-items, de relatie met waardestromen, rapportagebehoeften, voortgangsinformatie en de manier waarop stakeholders het portfolio wilden bespreken en bijsturen.

Deze eerste inrichting fungeerde als blauwdruk. Na de gezamenlijke implementatie was Webfleet zelf in staat om de aanpak door te vertalen naar de overige waardestromen. Daarmee werd niet alleen een oplossing geïmplementeerd, maar ook kennis en eigenaarschap opgebouwd binnen de organisatie.

De oplossing

Met Xeleron Cockpit kreeg Webfleet één centrale omgeving voor portfoliosturing. Waar informatie eerder verspreid was en rapportages veel handmatige bewerking vroegen, bracht Xeleron Cockpit de relevante stuurinformatie samen.

De Cockpit maakte het mogelijk om het portfolio te bekijken per waardestroom, strategisch initiatief, status en voortgang. Daardoor ontstond een gedeeld beeld van prioriteiten, afhankelijkheden en voortgang. Portfolio-overleggen konden beter worden gevoed met actuele en eenduidige informatie.

Belangrijk was dat Xeleron Cockpit niet los werd ingericht als rapportagetool. De inrichting sloot direct aan op het portfoliomanagementproces van Webfleet. Proces en tooling versterkten elkaar: de gewenste manier van sturen bepaalde welke informatie nodig was, en Xeleron Cockpit maakte die informatie toegankelijk en bruikbaar.

Het resultaat

De samenwerking leverde een schaalbare basis op voor portfoliomanagement. Na de gezamenlijke inrichting van de eerste waardestroom kon Webfleet de aanpak zelfstandig uitbreiden naar de overige waardestromen. Daarmee ontstond een uniforme manier van werken over alle waardestromen heen.

• Meer strategisch portfolio-overzicht: beter inzicht in initiatieven, waardestromen, voortgang en prioriteiten.
• Minder handmatig rapportagewerk: minder afhankelijkheid van losse exports, bewerkingen en consolidatie.
• Betere verbinding tussen strategie en executie: portfolio-informatie werd beter gekoppeld aan waardestromen en strategische doelen.
• Een schaalbare blauwdruk: de eerste waardestroom vormde het voorbeeld voor verdere uitrol.
• Meer zelfstandigheid: Webfleet kon de aanpak zelf opschalen naar de overige waardestromen.

“De uitdaging was niet om nóg meer data te verzamelen, maar om de juiste inzichten op het juiste niveau beschikbaar te maken. Met Xeleron Cockpit konden we de stap maken van rapporteren naar sturen.”

Michiel Ooms
VP Value Proposition Management, Webfleet

De kern

Xeleron hielp Webfleet om portfoliomanagement te verplaatsen van handmatige rapportage naar een schaalbare stuurcyclus. Xeleron Cockpit werd de centrale plek waar strategie, waardestromen, initiatieven en voortgang samenkomen.