Windesheim IVT maakt portfoliosturing zichtbaar met Xeleron Cockpit

Over Hogeschool Windesheim

Hogeschool Windesheim is een brede hogeschool met locaties in Almere en Zwolle. Bij Windesheim studeren ruim 25.000 studenten en werken ruim 2.700 medewerkers. De hogeschool biedt meer dan 200 kortere en langere trainingen en opleidingen en combineert onderwijs, onderzoek en samenwerking met de regio.

De hogeschool opereert in een onderwijssector waarin keuzes steeds scherper worden. Door financiële druk, veranderende maatschappelijke verwachtingen en de noodzaak om digitaal wendbaar te blijven, wordt het belangrijker om beschikbare middelen en capaciteit gericht in te zetten. Voor de afdeling IVT (Informatie Voorziening en Technologie) betekent dit dat niet alleen de uitvoering van projecten belangrijk is, maar vooral ook de vraag: welke initiatieven dragen het meest bij aan de koers van Windesheim, en wat kunnen we realistisch waarmaken met de beschikbare capaciteit?

De uitdaging en oplossingen

Binnen Windesheim IVTT wordt Azure DevOps (ADO) gebruikt als backlog voor de teams. Daarmee is er op teamniveau veel informatie beschikbaar over werk, voortgang en uitvoering. Toch bleef het lastig om vanuit die operationele informatie een integraal beeld te krijgen van het totale portfolio.

Door Xeleron te positioneren als een extra laag op ADO als bron, via de standaard integraties, hebben we deze laag toe kunnen voegen.

Vanuit het management was de wens om meerdere planning-scenario’s naast elkaar te maken, gebaseerd op (en gelinkt aan) de beschikbare ADO items op een overkoepelend portfolioboard. Bij de keuze voor een scenario, was de wens om de beschikbare planning (roadmap) door te zetten naar plannings-gegevens op de items in ADO. In ADO heb je alleen de “as-is”, hier kon Xeleron Cockpit direct van toegevoegde waarde zijn.

Werken met scenario’s

Binnen Xeleron kan er – anders dan op ADO – gewerkt worden in verschillende alternatieve scenario’s. De onderliggende Work Items zijn hetzelfde, maar de planningsinformatie ten behoeve van Portfoliomanagement kan per scenario apart worden opgevoerd. Als er een keuze is gemaakt voor een specifiek scenario kan deze eenvoudig worden gesynchroniseerd met de hele ADO administratie.

De uitdaging rondom Portfoliosturing wordt versterkt door de manier waarop werk wordt gefinancierd en georganiseerd. Een deel van het werk kende projectfinanciering, terwijl een ander deel werd uitgevoerd vanuit vaste capaciteit. Daardoor was het belangrijk om niet alleen op budgetten te sturen, maar ook op de daadwerkelijke beschikbare verander capaciteit.

Binnen Xeleron hebben we beide manieren van resource modellering tot onze beschikking; een planning bevat hiermee zowel een financiële component als een capaciteitscomponent. Dit maakt het mogelijk om een scenario voor beide onderdelen te kunnen vergelijken.

Voor een van de waardestromen binnen Windesheim worden pokersessies gehouden om zowel de waarde als de effort in te schatten. Hiervoor werden de items naar Excel gekopieerd en met de hand van scores voorzien en geordend. Het resultaat hiervan moest dan vervolgens weer terug naar de verschillende ADO teams als er aan gewerkt moest worden.

Met behulp van Xeleron hebben we dit proces kunnen verbeteren door de ingebouwde WSJF rating te koppelen aan de Work Items.

Datakwaliteit

Bij het openen van work items in ADO, werd duidelijk dat niet alle items even goed gevuld waren. Dat er niet een totaal overzicht in ADO was rondom data kwaliteit van de work items, maakte dat er niet veel enthousiasme was om alles via de work items te laten verlopen.

Binnen Xeleron werd dit werk ondersteunt door de Data Quality Accelarator, zo hadden we snel een overzicht welke items nog aangevuld moesten worden en konden dit meteen vanuit de tooling oppakken.

Kortom, met Xeleron Cockpit kreeg Windesheim IVT een goede administratieve ondersteuning van het portfolio proces. Waar informatie eerder verspreid was over teams, overleggen en losse rapportages, bracht de Cockpit de belangrijkste portfolio-informatie samen. De datakwaliteit nam toe en we kunnen nu met meerdere roadmaps en scenario’s naast elkaar werken.

De iteratieve en incrementele aanpak

Voor Windesheim is gekozen voor een iteratieve en incrementele aanpak. Omdat het portfoliomanagementproces binnen Windesheim nog volop in ontwikkeling is, hebben Xeleron en Windesheim de afgelopen twee jaar stapsgewijs gewerkt aan de implementatie van processtappen, schermen en rapportages.

De structuur van Cockpit diende daarbij als basis voor de gewenste proces- en gedragsveranderingen binnen portfoliomanagement. People, Process en Technology zijn hierdoor in samenhang ontwikkeld.

Maandelijks vindt een vast overleg plaats waarin feedback op de lopende implementatie wordt besproken en de volgende stappen worden bepaald. Xeleron adviseert daarbij over de optimale inzet van Cockpit binnen Windesheim en ondersteunt bij de configuratie.

Daarnaast heeft Xeleron workshops en trainingen verzorgd voor het managementteam IV en het centrale Windesheim-brede portfolioteam. Deze sessies waren gericht op verdere verbetering van het portfolioproces, met specifieke aandacht voor de verhouding tussen centraal portfoliomanagement en decentrale sturing.

Het resultaat en de impact

De samenwerking leverde Windesheim IVT een stevig fundament op voor verdere professionalisering van portfoliomanagement. Xeleron Cockpit maakte het mogelijk om portfolio-informatie meer gestructureerd vast te leggen, te bespreken en te gebruiken voor keuzes.

• Meer overkoepelend portfolio-overzicht: beter inzicht in initiatieven, roadmaps, voortgang en prioriteiten.
• Betere verbinding tussen strategie en uitvoering: initiatieven werden gekoppeld aan strategische doelen via het strategiehouse.
• Een gestructureerde funnel: nieuwe initiatieven kwamen eerder en consistenter in beeld.
• Meer grip op capaciteit: betere ondersteuning voor sturing op zowel projectfinanciering als vaste capaciteit.
• Dashboarding voor portfoliogesprekken: actuele stuurinformatie werd beter beschikbaar voor overleg en besluitvorming.
• Een blauwdruk voor portfolioprocessen: de tool hielp Windesheim IVT niet alleen met inzicht, maar ook met het ontwikkelen van een volwassenere manier van portfoliosturen.

“De waarde van Xeleron Cockpit zit niet alleen in het overzicht, maar ook in het gesprek dat daardoor ontstaat: welke initiatieven dragen bij aan welke waardestroom, wat kunnen we waarmaken met de beschikbare capaciteit en welke keuzes moeten we maken?”

Wim Bos, Portfoliomanager en Architect, Windesheim