Een middelgrote verzekeraar in Nederland heeft de vernieuwde strategie om naast het verzekeren van klanten zich in de markt te positioneren als dienstverlener gericht op preventie. Om deze strategie te realiseren is het van groot belang dat komende jaren diensten worden ontwikkeld voor zowel particuliere als zakelijke klanten op het gebied van preventie. De verzekeraar wil onder andere een vitaliteitsapp ontwikkelen, een leefstijlcoach aan particulieren aanbieden en fitness abonnementen voor de zakelijke klanten beschikbaar stellen. Er wordt al enige tijd met meerdere Agile teams gewerkt.

Op basis van een analyse door Prowareness zijn de volgende verbeterpunten naar voren gekomen:

• Ruim 95% van het werk in de teams sloot niet aan bij de vernieuwde strategie.
• Jaarplannen waren te ambitieus en men liet aan toeval over wat gerealiseerd werd.
• Er was geen geïntegreerd en transparant beeld van prioriteiten.
• Er werd niet bijgestuurd op de jaarplannen op basis van data.
• Er was onvoldoende capaciteit beschikbaar gemaakt voor strategische innovatie.

Op advies van Prowareness is tijdens de opstartfase het portfolioteam opgezet. Dit team heeft een vaste samenstelling en het mandaat om ter plekke strategische keuzes te maken. Het portfolioteam bestaat uit directieleden waaronder de directeur ICT, de Enterprise architect, vertegenwoordiging vanuit Finance en de Portfoliomanager. De Portfoliomanager faciliteert het proces met in de opstartfase begeleiding van Prowareness. De overige deelnemers nemen gezamenlijk de strategische besluiten.

Om aan te sluiten bij marktveranderingen en het ritme van de Agile teams heeft Prowareness geadviseerd om maandelijks bij elkaar te komen. Dit geeft de mogelijkheid om tijdig kansen te grijpen en op tijd bij te sturen. Om een goede balans te houden tussen het werk voor verzekeringen en innovaties op het gebied van diensten, heeft het portfolioteam 40% van de capaciteit gealloceerd voor strategische innovatie.

Elke maand kiest en prioriteert het portfolioteam nieuwe strategische initiatieven in lijn met de vernieuwde strategie en binnen de beschikbare capaciteit. Ook beoordeelt het portfolioteam op basis van data of er nog aan de juiste strategische initiatieven gewerkt wordt. Na aankondiging van weer een Covid lockdown heeft het portfolioteam bijvoorbeeld besloten om de komende periode niet te investeren in het beschikbaar maken van fitness abonnementen voor de zakelijke klanten. Daarentegen besloot het portfolioteam extra te investeren in de vitaliteitsapp. De verwachting was dat de vraag toe zou nemen wanneer iedereen weer langere tijd aan huis gebonden was. Het portfolioteam heeft goed gemonitord of deze verwachting juist bleek te zijn op basis van beschikbare data uit de Agile teams.

Het portfolioteam werkt met een Portfolio backlog en een Portfolio roadmap. Zo zijn de prioriteiten voor iedereen binnen de organisatie transparant. Elke kwartaal is er een kwartaalplanning met de Agile teams. Dit is het moment waarop het portfolioteam over de strategie en de prioriteiten communiceert.

De resultaten na begeleiding en advies van Prowareness:

• Er is horizontale alignment: strategische keuzes worden gezamenlijk gemaakt binnen de beschikbare capaciteit.
• Er worden duidelijke prioriteiten gesteld en gecommuniceerd.
• Er wordt tijdig bijgestuurd op basis van data.
• Er wordt geïnvesteerd in strategische innovatie om de vernieuwde strategie te realiseren.
• Er is verticale alignment: de prioriteiten van de Agile teams sluiten aan bij de strategie.