Tweede dimensie – Onderhanden werk (WiP)

Beperk het aantal gelijktijdige initiatieven

Het tweede van de tien dimensies van Agile Portfolio Management gaat over het beperken van de hoeveelheid ‘Work in Progress’ (WIP). Veel organisaties werken aan te veel initiatieven tegelijk, waardoor de doorlooptijd van die initiatieven te lang wordt. Het is de kunst om aan niet te veel tegelijk te werken, om daarmee de doorlooptijd te versnellen. Dit vraagt om transparantie en keuzes maken. Maar ook om het verbeteren van samenwerking zodat er daadwerkelijk versnelling plaatsvindt.

De Meerwaarde

1. Verbeterde Focus en Productiviteit bij Teams
   Door het aantal gelijktijdige initiatieven te beperken, kunnen teams zich beter concentreren op de belangrijkste doelen. Teams en medewerkers hoeven minder te wisselen tussen verschillende taken. Dit verhoogt de kwaliteit van het werk en de productiviteit.
2. Efficiënter Gebruik van Middelen
   Het verminderen van parallelle initiatieven vermindert complexiteit, waardoor verspilling wordt beperkt en de kosten worden verlaagd.
3. Sneller aanpassen
   Met minder lopende initiatieven die korter duren, kunnen organisaties sneller en effectiever beslissingen nemen en dus sneller aanpassen aan veranderende omstandigheden.

Hoe Aan de Slag?

1. Gebruik van Expliciete Work in Progress (WIP) Limieten
   Stel limieten aan het aantal gelijktijdige initiatieven. Doe dit expliciet voor verschillende kolommen op het Portfolio Kanban bord.
2. Regelmatige Evaluatie en Herprioritering
   Voer regelmatig evaluaties uit van lopende initiatieven om de voortgang te beoordelen en de prioriteiten indien nodig aan te passen. Meet ook de doorlooptijd van ieder initiatief. Dit zorgt ervoor dat de focus blijft op de meest waardevolle en strategische initiatieven.
3. Transparantie en Communicatie
   Zorg voor duidelijke communicatie over de voortgang en prioriteiten van initiatieven. Dit helpt teams om aligned te blijven en bevordert een gezamenlijke inspanning om strategische doelen te bereiken.

Conclusie

Het beperken van het aantal gelijktijdige initiatieven binnen portfoliomanagement biedt aanzienlijke voordelen, zoals verbeterde focus, efficiënter gebruik van middelen en sneller aanpassen. Door het implementeren van WIP-limieten, regelmatige evaluatie en duidelijke communicatie kunnen organisaties hun efficiëntie en wendbaarheid vergroten, wat cruciaal is in een snel veranderende wereld.