In veel organisaties verloopt besluitvorming traag, omdat vrijwel alle initiatieven via het portfolio gestuurd worden. Zeker kleine veranderingen lopen hierdoor maanden vertraging op. Dit blokkeert teams, vertraagt verbeteringen en beperkt wendbaarheid. De oplossing ligt in een goede balans tussen centrale sturing op grote initiatieven en voldoende decentrale besluitruimte voor kleinere, operationele prioriteiten.

Niet alles hoeft via het portfolio

Het portfolio is bij uitstek geschikt voor strategische initiatieven en grote veranderingen. Toch is het niet de juiste plek voor elk besluit. Kleinere verbeteringen, technische optimalisaties en operationele initiatieven hoeven niet altijd dezelfde rigoureuze beoordeling te ondergaan. Wanneer kleine wijzigingen eerst uitvoerig langs het portfolio moeten, leidt dit tot onnodige bureaucratie, trage processen en demotivatie bij teams die juist snel willen verbeteren.

De kracht van decentrale besluitvorming

Decentrale besluitvorming biedt ruimte aan teams om autonoom kleinere, operationele beslissingen te nemen. Dat vraagt om product owners die volwassen zijn en in staat zijn om proactief keuzes te maken. Met helder mandaat en duidelijke kaders kunnen zij zelf verantwoordelijkheid dragen voor beslissingen op hun niveau. Zo blijft het werk in beweging, zonder dat ieder klein initiatief de lange route via het portfolio moet afleggen.

Operationele continuïteit waarborgen

Veel teams hebben naast hun strategische werk ook operationele verantwoordelijkheden. Ze beheren systemen, optimaliseren pipelines of voeren kleine verbeteringen door die essentieel zijn voor de dagelijkse operatie. Wanneer je als organisatie erkent dat niet alle werk strategisch hoeft te zijn, voorkom je dat deze operationele activiteiten geblokkeerd worden. Dit zorgt ervoor dat teams sneller kunnen reageren op veranderingen, problemen oplossen en hun operationele capaciteit behouden.

Proactieve product owners maken het verschil

Een proactieve product owner speelt hierbij een cruciale rol. Die heeft een duidelijke visie op wat belangrijk is voor het team, stelt heldere prioriteiten en verdedigt deze indien nodig binnen de organisatie. Goede product owners kijken verder dan alleen grote strategische projecten; ze zien ook het belang van continue verbeteringen die niet altijd zichtbaar zijn op strategisch niveau, maar wel degelijk waardevol zijn op operationeel niveau.

Vind de juiste balans

Het geheim zit hem in de balans: zorg voor heldere richtlijnen over welke initiatieven centraal via het portfolio lopen en welke besluiten decentraal mogen worden genomen. Maak duidelijk wat de verantwoordelijkheden en het mandaat zijn van product owners en teams. Door expliciet te investeren in de volwassenheid en proactieve houding van product owners, versterk je hun vermogen om effectief beslissingen te nemen die passen bij de situatie van hun team.

Wendbaarheid door vertrouwen

Uiteindelijk is decentrale besluitvorming een kwestie van vertrouwen. Vertrouwen in de expertise, inzicht en verantwoordelijkheid van je teams en product owners. Wanneer je hierin slaagt, ontstaat een wendbare organisatie die snel en effectief inspeelt op kansen en uitdagingen, zonder de grip op het strategische geheel te verliezen.