Een korte terugblik

Toen ik in mijn vorige LinkedIn-artikel over Dimensie 1 het belang van kort-cyclisch portfoliomanagement beschreef, kreeg ik veel reacties van PMO-collega’s. De behoefte aan meer wendbaarheid wordt breed gevoeld. Maar ook de worsteling: hoe borg je structurele verbetering in een omgeving die druk, complex en vaak operationeel gedreven is?

Precies dáár gaat Dimensie 10 uit het boek Agile Portfoliomanagement van Henny Portman en Rini Solingen, van over: het portfolioproces zélf verbeteren, stap voor stap, met lef en leervermogen. Niet één keer per jaar in een evaluatie, maar continu, cyclisch en gericht op waarde.

Voor veel PMO’s is dat nog een flinke opgave. Ik zie in de praktijk drie terugkerende obstakels:

Er ontbreekt verandermanagement-expertise. Veel PMO-teams zijn ijzersterk in structuren, planningen en rapportages, maar minder ervaren in gedrags- of cultuurverandering.

Het PMO opereert vaak reactief. In plaats van proactief te sturen, voert het team vooral uit wat er gevraagd wordt. Zo blijf je hangen in de uitvoeringsmodus.

Er is weinig ruimte voor verbetering. Veel werk bestaat uit handmatig werk dat veel tijd kost, waardoor er simpelweg geen bandbreedte overblijft om te leren of te vernieuwen.

En dat is nog niet alles. Want zelfs áls je wilt verbeteren, bots je vaak op versnipperd eigenaarschap, afdelingssilo’s, lage psychologische veiligheid of datakwaliteit die net niet op orde is. Geen wonder dat veel verbetertrajecten stranden voordat ze goed en wel begonnen zijn.

Veranderen doe je nooit alleen

Het mooie is: je hoeft het ook niet alleen te doen. De sleutel ligt in samenwerking met collega’s die ervaring hebben met veranderkunde, organisatieontwikkeling of strategische transities. Drie groepen springen eruit:

1. Het LACE of Change Center of Excellence

Enterprise-coaches, lean-agile experts en change agents vormen vaak het kloppend hart van continue verbetering. Zij helpen bij het opzetten van ritmiek, het begeleiden van portfolioretrospectives en het faciliteren van experimenten. Hun interventies creëren een leerklimaat, versnellen feedback en helpen het PMO om een proactieve rol te pakken.

2. HR en Organizational Development

Deze collega’s weten hoe je gedrag en cultuur beïnvloedt. Ze ontwikkelen leiderschaps- en teamprogramma’s, faciliteren coaching en meten met pulse-surveys de psychologische veiligheid of veranderbereidheid in de organisatie.

Maar ze kunnen ook helpen bij iets heel praktisch: de training van de belangrijkste gebruikers van het portfolioproces. Denk aan product owners, product managers, management en senior leiders. Niet alleen op inhoud en tooling, maar juist ook op de soft skills die nodig zijn om samen te sturen, keuzes te maken en weerstand bespreekbaar te maken.

3. Het Strategy Office

Deze teams brengen veranderkracht op strategisch niveau. Ze koppelen verbeterinitiatieven aan strategische doelstellingen, zorgen voor benefits-tracking en regelen C-level betrokkenheid. Daarmee geven ze verbeteracties het juiste gewicht: dit is geen “nice to have” project, maar een directe hefboom voor strategisch succes.

Starten met de samenwerking

Continu verbeteren vraagt niet alleen om inzicht en lef, maar ook om het activeren van de juiste krachten binnen je organisatie. Want als PMO kun je nog zulke slimme ideeën hebben — zonder samenwerking met mensen die verstand hebben van verandermanagement, gedragsverandering en strategische sturing blijft het vaak bij goede bedoelingen.

Hieronder beschrijf ik hoe je concreet aan de slag kunt met drie sleutelpartners: het LACE of Agile Center of Excellence, HR/OD en het Business Transformation Office.

1. Het LACE of Change Center of Excellence

Deze groep van enterprise-coaches, lean-agile experts en change agents leeft en ademt inspect-&-adapt. Ze zijn gewend om niet alleen teams, maar ook afdelingen en portfolioniveaus te begeleiden in het zetten van kleine, leergerichte stappen. Hun ervaring met ritmiek, retrospectives en werkvormen is onmisbaar om Dimensie 10 op gang te brengen.

Zo werk je samen:

Co-faciliteer een portfolioretrospective: Nodig een coach uit om de eerste portfolio-retro mee vorm te geven. Dit zorgt meteen voor goede werkvormen, energie en duidelijke uitkomsten.

Bouw een gedeelde verbeter-backlog: Laat PMO’ers en agile coaches samen issues verzamelen over flow, bottlenecks, governance en datakwaliteit. Zo ontstaat één centrale lijst met concrete verbeterpunten.

Zorg voor een coach ‘in huis’: Vraag of een coach één dag per week kan meelopen binnen het PMO. Door deze embedded aanwezigheid groeit de veranderkennis op natuurlijke wijze.

2. HR en Organizational Development

Waar het LACE procesgericht werkt, richt HR/OD zich op mensen, gedrag en organisatieontwikkeling. Deze groep heeft ervaring met leiderschapsontwikkeling, teamcoaching, leertrajecten en cultuurverandering. Precies die ‘zachte’ component bepaalt of procesverbetering ook echt gedragen en geborgd wordt.

Zo werk je samen:

Laat een skills-scan uitvoeren: Vraag HR om een quick-scan onder product owners, product managers en senior leidinggevenden. Wat kunnen zij al op het gebied van samenwerking, feedback en datagedreven werken? Wat hebben ze nodig?

Ontwikkel leerpaden voor sleutelrollen: Laat op basis van de scan korte leerinterventies of coachingstrajecten ontwikkelen voor de belangrijkste gebruikers van het portfolioproces: product owners, product managers en (senior) managers. Richt deze leerpaden niet alleen op hardskills zoals werken met KPI’s of prioriteren, maar juist ook op soft skills zoals alignment creëren, omgaan met weerstand, beslissingen nemen onder onzekerheid en effectief samenwerken over team- en afdelingsgrenzen heen.

Veranker skills in functieprofielen: Werk samen met HR om veranderskills op te nemen in de functieprofielen van PMO’ers, PO’s en andere kernrollen. Zo ontstaat structurele aandacht voor leren en verbeteren.

3. Het Strategy Office

Deze groep werkt aan strategische verandertrajecten op organisatieniveau. Ze weten hoe je grote bewegingen in gang zet, hoe je benefits kwantificeert en hoe je governance en besluitvorming inricht voor de lange termijn. Juist daarom is hun betrokkenheid bij procesverbetering op portfolioniveau zo waardevol.

Zo werk je samen:

Houd een gezamenlijke KPI-sessie: Breng in kaart welke strategische KPI’s of benefits beïnvloed worden door verbeterinitiatieven in het portfolioproces. Zo kun je waarde meten én zichtbaar maken.

Gebruik hun change-roadmap als sjabloon: Het Transformation Office heeft vaak methodes en templates om grote veranderingen te begeleiden. Gebruik die ook voor verbeteringen in het portfolioproces.

Koppel portfolioritme aan strategische governance: Laat de nieuwe cadans van het portfolioproces onderdeel worden van het bredere strategische sturingsmodel van de organisatie. Zo is het geen “los proces”, maar echt verankerd.

Deze samenwerkingen hoeven niet groot of zwaar te starten. Eén retro samen doen. Eén leertraject co-creëren. Eén KPI-workshop plannen. Het zijn kleine stappen die een groot verschil maken. Zo wordt het PMO niet alleen uitvoerder, maar ook verbeteraar, vernieuwer en veranderaar van het portfolioproces. Precies zoals Dimensie 10 het bedoelt.

Technologie als versneller

Naast samenwerking is ook technologie een cruciale versneller. Want laten we eerlijk zijn: zolang je nog dagelijks handmatig rapportages bouwt, is er simpelweg geen tijd om je eigen proces te verbeteren.

Door bijvoorbeeld workflow-automatisering in te zetten (denk aan low-code bots of AI-gedreven dashboards in Power BI of Jira) kun je in korte tijd veel standaardtaken verlichten. En met tools zoals Data Quality Accelerator kun je datakwaliteit automatisch monitoren, bijsturen en zichtbaar maken — zonder dat je daar handmatig achteraan hoeft.

Deze technologie creëert ademruimte. En die ruimte kun je gebruiken om te leren, te verbeteren en te innoveren.

Slotgedachte

Dimensie 10 laat zien dat het PMO zélf ook een veranderobject is. Een portfolioorganisatie die zelf niet leert, kan ook anderen niet helpen leren. De stap van een klassiek, “blauw” uitvoerings-PMO naar een strategisch Value Management Office begint dus bij reflectie op het eigen proces.

Door samenwerking te zoeken met veranderspecialisten én slim gebruik te maken van tooling, ontstaat er ruimte. Ruimte voor dialoog, voor feedback, voor experiment, voor waarde.

Samen met anderen sparren over deze onderwerpen. Neem deel aan één van onze twee rondetafels in september, speciaal voor PMO: https://xeleron.nl/events/

De komende tijd volgt de rest van de dimensies. Stay tuned.