Het is een herkenbaar tafereel: een directievergadering waarin projecten een score krijgen in een Excel-model. Er wordt druk gerekend, gewichten worden aangepast, en uiteindelijk verschijnt er een nette lijst van prioriteiten. Iedereen knikt, maar zodra de vergadering voorbij is, wordt er alsnog gediscussieerd. Want diep van binnen weet iedereen: dit voelt niet als de juiste volgorde. Strategische keuzes laten zich nu eenmaal niet vangen in een spreadsheet. 

Waarom modellen tekortschieten 

Scorecards en spreadsheets zijn nuttig om aannames expliciet te maken en consistentie af te dwingen. Maar ze hebben ook een keerzijde. Vaak worden de criteria zo gekozen dat de gewenste uitkomst vanzelf boven komt drijven. En wat een spreadsheet niet kan vangen, zijn de nuances: een veranderende markt, afhankelijkheden tussen teams of de politieke gevoeligheid van een besluit. Zo ontstaat de schijn van objectiviteit, terwijl de echte discussie onbesproken blijft. 

Een concreet voorbeeld: een project scoort hoog op strategische fit en haalbaarheid, maar vraagt tegelijkertijd om capaciteit die cruciaal is voor een ander, nog belangrijker initiatief. Het model zegt: “starten”, maar de praktijk zegt: “pas op”. Zonder gesprek over die spanning komt de verkeerde keuze op de lijst. 

De kracht van dialoog 

Juist omdat modellen tekortschieten, is de dialoog onmisbaar. Echte prioritering ontstaat niet uit een rekensom, maar uit een gesprek waarin bestuurders, product owners en PMO-professionals samen onderzoeken: *Wat willen we bereiken, en welke initiatieven dragen daar het meest aan bij?* 

Die gesprekken zijn vaak ongemakkelijk. Er moeten belangen worden afgewogen, keuzes worden gemaakt die pijn doen, en soms moet een populair project wijken voor een minder zichtbaar maar strategisch belangrijker initiatief. Maar dat ongemak is precies waar de waarde ligt. Een spreadsheet kan nooit het lastige gesprek vervangen dat nodig is voor echte keuzes. 

De rol van het PMO 

Het PMO speelt hierin een cruciale rol. Niet door zelf de keuzes te maken, maar door het gesprek te faciliteren. Het PMO zorgt dat feiten en data beschikbaar zijn, afhankelijkheden zichtbaar worden en scenario’s helder op tafel komen. En misschien wel het belangrijkst: het PMO stelt de vragen die anderen liever vermijden. *Wat gebeurt er als we dit project uitstellen? Waarom is dit belangrijker dan dat andere?* Door die spiegel te bieden, helpt het PMO leiders bewuste keuzes te maken in plaats van te leukste… 

Wat leiders moeten doen 

Voor leiders betekent dit dat prioritering niet iets is dat je kunt delegeren aan een spreadsheet of een proces. Het vraagt actieve betrokkenheid, het lef om echt te kiezen en het vermogen om het organisatiebelang boven het eigen belang te plaatsen. Een goede prioritering is geen optelsom van projecten met de hoogste score, maar een strategisch verhaal dat richting geeft en breed gedragen wordt. 

Van rekensom naar richting 

Strategische prioritering vraagt dus meer dan een rekentool. Het vraagt een volwassen gesprek over doelen, keuzes en consequenties. Tools kunnen dat gesprek ondersteunen, maar nooit vervangen. Organisaties die dit beseffen, ervaren dat prioritering niet langer een frustrerende exercitie is, maar een manier om helderheid en richting te creëren. 

En precies daar kan het PMO het verschil maken: door leiders te begeleiden in het voeren van de juiste gesprekken, door de feiten boven tafel te krijgen, en door te zorgen dat keuzes ook echt leiden tot strategische slagkracht.