Blog 10: Minder blokkades, meer resultaat

Veel organisaties starten meer projecten dan logisch is. Het ziet er energiek uit, overal is beweging. Toch stokt de vooruitgang zodra de aandacht te dun wordt uitgesmeerd. Teams wisselen vaak van onderwerp, afhankelijkheden stapelen zich op en resultaten blijven achter. Ambitie zonder focus levert zelden op wat je beoogt. Deze blog gaat over twee zaken die elkaar versterken: scherpe focus en resultaatgericht werken. Minder starten, blokkades wegnemen en doelen daadwerkelijk halen.

Te veel tegelijk betekent te weinig resultaat

Wanneer veel werk tegelijk loopt, ontstaat onnodige wachttijd en schakeltijd. Mensen moeten steeds opnieuw in een onderwerp komen en verliezen ritme. WIP limieten brengen hier orde in. Door een maximum te zetten op wat gelijktijdig in uitvoering is, dwing je keuzes af. De doorlooptijd verkort, het overzicht verbetert en teams sluiten vaker werk echt af. WIP limieten zijn geen doel op zich, maar een manier om discipline te brengen in wat je start en vooral in wat je afmaakt.

Bottlenecks ontrafelen en oplossen

Alleen minder starten is niet genoeg. Elke organisatie kent knelpunten die de doorstroom beperken. Denk aan een handvol specialisten waar iedereen op wacht, een beslisgroep die maar eens per maand bijeenkomt of een testomgeving die te vaak bezet is. Zulke bottlenecks vertragen het geheel, ook als individuele teams hun werk op orde hebben. Maak ze zichtbaar en pak ze gericht aan.  • Breng afhankelijkheden in kaart. Leg vast wie op wie wacht en waar risico’s ontstaan. Eenvoudige visualisaties in je portfolio dashboard volstaan vaak.  • Meet wachttijd en doorlooptijd. Waar het werk het langst stilstaat zit zelden het echte probleem. Dat zit vaker in overdrachten, goedkeuringen en beperkte toegang tot expertise.  • Organiseer een vast moment waarop bottlenecks worden opgelost. Niet alleen bespreken maar echt besluiten wie iets oppakt, wat het eerste experiment is en wanneer de blokkade weg moet zijn.  • Versterk waar de keten knelt. Dat kan met extra capaciteit, met cross training of door bevoegdheden lager in de organisatie te beleggen.

Resultaatgericht werken: van activiteit naar afronding die ertoe doet

Resultaatgerichtheid gaat niet om meer output, maar om het effectief bereiken van je doelen. Dat vraagt om een paar concrete afspraken.  • Werk met duidelijke doelen en meetpunten per initiatief. Niet louter mijlpalen, maar signalen dat het beoogde effect optreedt. Denk aan sneller doorvoeren van wijzigingen, minder verstoringen of kortere tijd tot klantwaarde.  • Stuur op voltooiing van betekenisvolle brokken werk. Liever een kleiner pakket dat echt live staat dan een half af geheel dat nergens gebruikt wordt.  • Richt besluitvorming in op het wegnemen van blokkades. Een goede portfolioreview gaat minder over het herhalen van status en meer over het vrijmaken van wat vastzit.  • Maak eigenaarschap onmiskenbaar. Iemand moet aanspreekbaar zijn op het bereiken van het doel, niet alleen op het opleveren van taken.

De rol van het PMO

Een sterk PMO verbindt focus en resultaatgerichtheid. Het maakt zichtbaar wat er in uitvoering is en bewaakt WIP limieten. Het onderhoudt een actueel beeld van afhankelijkheden en zet bottleneckbesluiten op de agenda, met duidelijke acties en termijnen. Het PMO faciliteert het gesprek tussen leiders en product owners over wat nu eerst moet gebeuren om doelen te halen. Daarbij gebruikt het feiten, maar houdt het steeds de vraag centraal: wat helpt om deze maand daadwerkelijk vooruitgang te boeken.

Samenhang met product owners en leiders

Product owners zijn cruciaal. Zij weten welke afhankelijkheden spelen, welk werk echt door moet om blokkades weg te nemen en wat teams aankunnen. Geef hen een vaste plek in de gesprekken over prioriteiten en scenario’s. Leiders stellen daarbij het kader. Zij bewaken het organisatiebelang, kiezen waar de energie naartoe gaat en maken ruimte om knelpunten op te lossen, desnoods door iets anders on hold te zetten.

Zo ziet een effectief ritme eruit

Eens per twee tot vier weken een kort, scherp moment op portefeuilleniveau met drie vragen. Wat staat er open en kan omlaag om focus te houden. Waar zitten bottlenecks en welke beslissing of hulp is vandaag nodig. Welke doelen willen we in de komende periode aantoonbaar halen en wat is daarvoor de eerstvolgende stap. Als dit ritme staat, voelt de organisatie minder druk en komt er meer beweging op de onderwerpen die ertoe doen.

Minder starten. Bottlenecks wegnemen. Doelen halen. Dat is de kern van een resultaatgericht portfolio. Focus is de hefboom, bottleneckmanagement de versnellingspook en het PMO de bestuurder die het geheel op koers houdt.

Praat mee over dit onderwerp tijdens onze roundtable.